Sådan stiller I krav

Udbudsloven giver offentlige ordregivere mulighed for at stille krav om miljømærker. Det kan både være, når I ønsker at købe varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver.

Svanemærket kan indgå i udbuddet som del af de tekniske specifikationer, i kontraktvilkårene eller som del af kriterierne for tildeling af kontrakten.

Tekniske specifikationer

De tekniske specifikationer skal fastsætte de egenskaber, som kræves af den konkrete anskaffelse, der er omfattet af kontrakten. Her kan I fx fastsætte egenskaber vedrørende anskaffelsens miljø- og klimapræstation, kvalitetsniveau, adgangsmuligheder for mennesker med handikap, funktionsdygtighed, sikkerhed, brugen af produktet, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballering, mærkning, brugsvejledning, produktionsprocesser og -metoder m.v. De krævede egenskaber skal være knyttet til kontraktens genstand, være proportionale og i overensstemmende med kontraktens værdi og mål.

Det gælder også, hvis I stiller krav om et bestemt miljømærke som dokumentation for specifikke egenskaber, jf. udbudslovens § 46. Herudover skal det stillede miljømærke leve op til de 5 betingelser i udbudslovens § 46, stk. 1.

Miljømærker som mindstekrav

Hvis I stiller mindstekrav om et miljømærke, kan og skal I afvise alle tilbud, der ikke opfylder kravet – også selvom tilbuddet indeholder andre fordele, som kunne opveje den manglende opfyldelse. Det er derfor vigtigt, at det fremgår klart af udbudsmaterialet, om opfyldelse af miljømærket er et mindstekrav, eller om det er et evalueringsparameter, hvor opfyldelse af miljømærket indgår i tilbudsevalueringen.

Stilles krav om miljømærket som et mindstekrav, skal ordregiver være opmærksom på, at en ændring af et mindstekrav under udbudsprocessen som klart udgangspunkt vil nemlig være en ændring af grundlæggende element – og dette vil kræve, at udbuddet går om. Ordregiver skal derfor også ved krav om miljømærker nøje overveje, hvilke mindstekrav der skal fastsættes ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet.

Fordelen ved at stille miljøkrav som mindstekrav er, at I på tidspunktet for tilbudsafgivelse får oplyst, at miljøkravet efterleves, og at I – uanset hvilken tilbudsgiver der vinder – vil få opfyldt miljøkravet. I bør derfor altid stille miljøkrav som mindstekrav, når miljøkravet er en afgørende faktor for jer.

Miljømærker som kontraktvilkår

Kontraktvilkår er de krav, der gælder mellem parterne under kontraktens gennemførelse. Tilbudsgiveren forpligter sig til at opfylde kontraktvilkårene i forbindelse med udførelsen af opgaven. Kontraktvilkårene er ikke en del af konkurrencegrundlaget, men skal opfyldes af den vindende tilbudsgiver tidligst ved kontraktstart.

Fordelen ved at anvende miljøkrav som kontraktvilkår er, at det giver tilbudsgivere mulighed for at byde på kontrakter uden at have investeret i miljøtiltag for fx at kunne opnå et miljømærke, inden udbuddet igangsættes. Som vilkår for kontraktens gennemførelse kan I stille krav om at hele eller dele af en leverance skal være miljømærket ved kontraktstart eller på et givent tidspunkt herefter. I det tilfælde vil det kun være vindende tilbudsgiver, som skal opfylde kravet.

Ulempen er, at der er en risiko for, at den vindende tilbudsgivers leverance efterfølgende viser sig ikke at kunne leve op til de fastsatte kontraktvilkår om miljømærker, hvorved tilbudsgiver misligholder den indgåede kontrakt.

Kontraktvilkårene bør sikre, at leverancer overholder de fastsatte krav i hele kontraktperioden. Det kan I fx sikre ved at fastsætte bestemmelser i kontrakten, som træder i kraft, hvis gentagne leverancer ikke opfylder de aftalte miljøkrav, herunder krav om et miljømærke.

I kan også med fordel skrive ind i kontrakten, som en del af misligholdelsesbestemmelserne, at I ved konkret begrundet mistanke eller som led i en stikprøvekontrol kan kræve, at leverandøren fremlægger dokumentation for, at produktet eller ydelsen efterlever kravet om miljømærkning eller tilsvarende.

Miljømærker som under- eller delkriterie i tildelingskriterierne

Med tildelingskriterier kan I definere, hvilke miljømæssige parametre der kan indgå i konkurrencen – og hvordan de vil blive vægtet i den samlede evaluering. Her kan I bruge miljømærker som et under- eller delkriterie, fx til tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". På den måde afvejes ønsket om miljøhensyn mod andre faktorer, herunder omkostninger.

Fordelen ved at lægge vægt på miljømærker i tildelingsfasen fremfor ufravigelige mindstekrav er, at det ikke udelukker tilbudsgivere fra at afgive tilbud, fordi de ikke har opnået miljømærker på tilbudsafgivelsestidspunktet, men lader tilbudsgiverne konkurrere om at afgive det bedst mulige tilbud med forskellige niveauer af miljømæssige tiltag, herunder med tilbud på ikke-miljømærkede varer. Ulempen kan være, at tilbuddet fra den økonomisk mest fordelagtige tilbudsgiver ikke er miljømærket, selvom I muligvis har et stærkt ønske herom.

Hvis I anvender miljømærker som en del af kriterierne for tildeling, skal I sørge for at beskrive kriteriet, hvilken evalueringsmetode der vil blive anvendt, og hvad der tillægges betydning ved tilbudsevaluering. Evalueringsmetoden skal være gennemsigtig og overholde ligebehandlingsprincippet. I kan se et eksempel på en evalueringsmodel, hvor miljømærker er anvendt som delkriterie her